E-Rechnung: Ab 1. Januar 2027 endet die Papierfrist für Betriebe über 800.000 Euro Umsatz
Ein Fachbeitrag im IT-Finanzmagazin vom 15. September 2026 erinnert daran, dass die deutsche Versandpflicht für E-Rechnungen im B2B zum 1. Januar 2027 greift. Betroffen sind Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz; ab 1. Januar 2028 gilt sie für alle. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, Format-Maßstab die europäische Norm EN 16931.
Was ist passiert
Das IT-Finanzmagazin hat am 15. September 2026 einen Beitrag zum Stand von E-Invoicing und E-Reporting in Europa veröffentlicht und dabei auf den deutschen Stichtag hingewiesen: Zum 1. Januar 2027 endet die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Betriebe unterhalb dieser Schwelle dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 auf Papier oder mit PDF arbeiten, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle. Rechtsgrundlage ist die mit dem Wachstumschancengesetz geänderte Fassung des Umsatzsteuergesetzes; als E-Rechnung gilt nur ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, praktisch XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x. Die Pflicht zum Empfang solcher Rechnungen besteht bereits seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Der Beitrag ordnet das in den europäischen Rahmen ein: Frankreich hat die erste Stufe zum 1. September 2026 in Kraft gesetzt, die Slowakei folgt zum 1. Januar 2027, Treiber ist die EU-Initiative ViDA.
Wen es trifft
Jeden Betrieb mit B2B-Umsatz oberhalb von 800.000 Euro — also die meisten Handelsunternehmen mit mehreren Filialen, Großhändler, Cateringbetriebe, Handwerksbetriebe mit Gewerbekunden und praktisch jede Gastronomie mit Firmenbewirtung auf Rechnung. Reines Endkundengeschäft an der Kasse ist nicht betroffen, der Bon bleibt der Bon.
Einordnung
Der eigentliche Schaden entsteht nicht beim Versand, sondern beim Geld. Wer ab Januar 2027 eine PDF-Rechnung an einen Geschäftskunden schickt, obwohl er eine E-Rechnung schicken müsste, liefert seinem Kunden eine Rechnung, mit der dessen Vorsteuerabzug angreifbar wird. Der Kunde wird das merken, spätestens sein Steuerberater, und dann wird nicht bezahlt, sondern nachgefordert. Aus einer Formfrage wird ein Zahlungsziel von 60 statt 14 Tagen. Das ist der Grund, warum diese Frist keine IT-Frage ist, sondern eine Liquiditätsfrage.
Zweiter Punkt, den viele unterschätzen: Die Schwelle bemisst sich am Vorjahresumsatz, gezählt wird also das laufende Jahr 2026. Wer 2026 knapp über 800.000 Euro landet, ist am 1. Januar 2027 drin, ohne je eine Ankündigung bekommen zu haben. Und wer glaubt, sein Kassen- oder Warenwirtschaftssystem erledige das automatisch, sollte das prüfen statt annehmen. In derselben Ecke liegen die beiden anderen Fristen, die auf denselben Betrieb zulaufen: die geplante Pflicht zur digitalen Bezahlmöglichkeit ab 2027 und der Kassengesetz-Entwurf mit Zieldatum 2028. Drei Vorhaben, ein Kassenplatz, und noch immer drei getrennte Projekte auf dem Schreibtisch.
Was jetzt zu tun ist
- Den eigenen B2B-Umsatz 2025 prüfen und den laufenden 2026 hochrechnen — nur diese Zahl entscheidet, ob der 1. Januar 2027 oder der 1. Januar 2028 gilt.
- Beim Anbieter der Warenwirtschaft oder Buchhaltung schriftlich bestätigen lassen, dass er XRechnung oder ZUGFeRD 2.x im Versand beherrscht, und zu welchem Termin. Eine mündliche Zusage im Support-Chat ist keine.
- Den Empfangsweg aufräumen: eine feste Rechnungs-Mailadresse, die jemand täglich leert, und eine Ablage, in der die XML-Datei und nicht nur das Sichtformat archiviert wird.